辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA）就是采用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使公司內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

OA不象其它業務系統(如財務系統、ERP系統)在公司經營中那么緊要，OA軟件所涉及到的流程也不如其它業務系統流程處理那么規范，所以在項目推廣應用過程中，可能會出現各種不同的聲音，如覺得實施辦公系統意義不大，不能帶來實際的效益等。不同聲音多了，領導便會產生疑惑，信息負責人也會面臨很大的壓力，項目便面臨失敗的可能。因此，在進行項目建設時，必須重視系統實施的重要性，任何一處環節出了問題，都會造成整條鏈的斷裂�？偨Y來說，OA實施有5個關鍵點需要注重：

　　一、公司領導牽頭推廣

如果公司領導帶頭堅持使用，那么系統會迅速、切實地應用起來;如果領導不使用，那么無論信息技術部門如何努力也難推廣。OA可以說是“一把手工程”，需要自上而下的推廣。值得慶幸的是，我們公司領導高度重視OA系統的實施，成立了以董事長為組長，各關聯公司負責人為副組長的項目領導小組，負責OA系統項目工程建設協調指導工作。

      二、系統實施要分步實施、從易到難，忌貪一步到位

　　一般人都覺得，既然付了這么多資金，那便多要些東西，所以系統功能要求多而全。但是，俗話說的好，貪多嚼不爛，而且功能多了，員工會覺得系統復雜，難以上手，對OA望而生畏。所以，為了確保項目的順利實施，以及實施和推廣的效率，要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統、公司的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發布性質的功能、以及一些簡單的常用的審批流程等。至于一些復雜的流程及輔助辦公性質的如車輛管理、會議管理、資產管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，則應該在系統應用良好情況下再逐步進行設置，繼而推廣。這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進入OA系統之后看到很多陌生的功能模塊，難免有抵觸心理。

　　三、各公司、各部門協調配合

　　OA系統在一個公司內就要涉及到各個部門、人員，何況我們的OA系統涉及到很多關聯公司，應用面廣；而且OA又體現了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統的作業習慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領導必須與OA的管理部門密切配合，制定使用OA的規章制度，明文要求使用系統，尤其要切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式。

　　四、前期準備事關重要

　　OA的實施需要根據OA廠商的要求，快速地、系統地完成數據整理工作，如組織結構、人員信息列表、流程、各種電子文檔資料等，因此需要進行足夠的前期準備。這樣即可以快速啟動系統的試運行，又能在很大程度上降低系統推廣的難度。這也是在成立了總的實施小組的基礎上，各公司又成立了協調小組等臨時性組織，開展準備工作的原因。

　　五、確定專門的系統管理員

項目實施是否成功，能否持續的應用是很重要的。系統管理員主要負責OA軟件系統的系統初始化以及今后的系統維護，是一個系統得以建立和持續運行的關鍵。在公司的OA實施中，我們不僅在公司層面要求有系統管理員，在部門層面也要求有OA管理員。確保經過實施和培訓有一個良好的管理員團隊。否則一旦出現人員變動，新來的系統管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴OA供應商，這樣給公司帶來很大的被動，也給OA廠商添加很多麻煩。

     相信在公司領導的帶領下，經過大家的共同努力，抓住關鍵點，我們的OA實施一定能取得很好的效果。(文/韓通IT部 副部長  馬化永）